怀化学院学生会办公室设办公室主任一名，副主任两名，委员若干。学生会办公室作为学生会的枢纽部门，主要负责处理学生会日常事务，是联系主席团和学生会各部门以及各院（部）学生分会的桥梁，也是广大同学与学生会联系接触的平台，在学生会整体运作中发挥着举足轻重的作用，严谨、高效、执行力强是学生会办公室的特点。
工作职责：
（1）开展协调各项工作以及校学生会日常事务的处理。
（2）建立、健全学生会各项规章制度。
（3）学生会主席团及各部门的公告和通知的发布工作。
（4）学生会各部门考核表的收集。
（5）学生会的办公室物品管理工作。
（6）协助监察部进行班会的监察及学生会干部的考勤工作。
工作内容：
（1）负责学生会主席团及各部门的公告和通知的发布工作。
（2）负责学生会各部门考核表的收集。
（3）管理办公室及西区仓库物品的借出和使用。
（4）负责学生会的办公室物品管理工作。
（5）完成并及时更新学生会各部门联系表、值班表、空课表。
（6）协助监察部进行班会的监察及学生会干部的考勤工作。
（7）负责一站式服务中心，西区学生会办公室（一）的值班查班，考勤和例会签到点到。
（8）11月初，收集第十六届书山杯辩论赛各院部推荐表、主席报名表的电子稿与纸质稿。
（9）11月中旬，进行辩手与辩论赛主席的选拔。
（10）11月尾至12月初，进行第十六届书山杯辩论赛初赛、复赛、半决赛、决赛。
